§1. Administrator danych
1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego oraz aplikacji SerwisPro, dostępnych pod adresem serwispro.online (dalej „Aplikacja"), jest VGE Consulting Sp. z o.o. z siedzibą w ul. Stanisława Wyspiańskiego 10/4, 60-749 Poznań, NIP 9721303304 (dalej „Administrator").
2. Kontakt z Administratorem w sprawach ochrony danych: e-mail kontakt@serwispro.online.
3. Administrator przetwarza dane zgodnie z Rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
§2. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna (RODO) | Okres |
|---|---|---|
| Założenie i prowadzenie konta, świadczenie usługi (zarządzanie serwisem instalacji OZE) | art. 6 ust. 1 lit. b (wykonanie umowy) | czas obowiązywania umowy / posiadania konta |
| Zapewnienie bezpieczeństwa, rozliczalność, logi i dziennik zmian | art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes) | do czasu ustania celu / wygaśnięcia kopii |
| Obsługa zapytań i formularza „Umów demo" | art. 6 ust. 1 lit. f, a przy zapisie na kontakt marketingowy — lit. a (zgoda) | do rozpatrzenia zapytania / do cofnięcia zgody |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f | do upływu terminów przedawnienia |
| Wypełnienie obowiązków prawnych (np. rozliczenia) | art. 6 ust. 1 lit. c | okres wymagany przepisami |
§3. Dane powierzone przez klientów (rola podmiotu przetwarzającego)
W zakresie danych, które firma korzystająca z Aplikacji („Klient") wprowadza o swoich klientach końcowych i pracownikach, Administrator działa jako podmiot przetwarzający na podstawie zawieranej z Klientem umowy powierzenia przetwarzania danych. Administratorem tych danych pozostaje Klient. Administrator przetwarza je wyłącznie w celu świadczenia usługi i zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Klienta.
§4. Odbiorcy danych (podmioty przetwarzające)
Administrator korzysta z zaufanych dostawców usług, którzy przetwarzają dane wyłącznie na jego udokumentowane polecenie i na podstawie zawartych umów powierzenia. Są to w szczególności:
- dostawca infrastruktury serwerowej i bazy danych (hosting);
- dostawca usług domenowych oraz poczty elektronicznej;
- dostawca przechowywania kopii zapasowych;
- dostawca narzędzi do monitorowania poprawności działania aplikacji.
Aktualny wykaz podmiotów przetwarzających Administrator udostępnia na żądanie. Dane mogą być udostępnione także podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
§5. Przekazywanie danych poza EOG
Część danych (kopie zapasowe) może być przechowywana u dostawcy, którego infrastruktura znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (m.in. w USA). Dane są wówczas szyfrowane przed wysłaniem — dostawca przechowuje wyłącznie zaszyfrowane dane (bez klucza), a przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych (SCC). Pozostałe dane przetwarzane są w Unii Europejskiej / Europejskim Obszarze Gospodarczym.
§6. Okres przechowywania
Dane przechowujemy przez czas obowiązywania umowy o świadczenie usługi (w tym jej okresu minimalnego) oraz przez okresy wskazane w §2. Kopie zapasowe poza serwerem są automatycznie usuwane po 30 dniach. Po usunięciu konta lub organizacji na żądanie dane są trwale usuwane z systemu, a kopie zapasowe rotują się w ciągu 30 dni.
§7. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje Państwu prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym"), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu, a także — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody — cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia).
Część praw realizują Państwo bezpośrednio w Aplikacji (eksport wszystkich danych do pliku oraz usunięcie konta/organizacji). Pozostałe żądania prosimy kierować na adres kontakt@serwispro.online.
Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
§8. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia umowy i korzystania z Aplikacji. Brak podania danych uniemożliwia świadczenie usługi.
§9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Administrator nie podejmuje decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na osoby, których dane dotyczą.
§10. Pliki cookies i magazyn lokalny
Aplikacja wykorzystuje wyłącznie niezbędny magazyn przeglądarki (mechanizm localStorage) do przechowania tokenu logowania, co umożliwia utrzymanie sesji użytkownika. Nie stosujemy plików cookies o charakterze śledzącym, marketingowym ani narzędzi analitycznych. Zgodnie z art. 173 ust. 3 ustawy — Prawo telekomunikacyjne, przechowywanie informacji niezbędnych do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika nie wymaga zgody.
§11. Bezpieczeństwo
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych odpowiednią do ryzyka, m.in.: szyfrowanie transmisji (TLS/HTTPS), przechowywanie haseł w postaci skrótu (bcrypt), dwuskładnikowe uwierzytelnianie dla administratorów, izolację danych między organizacjami, szyfrowane kopie zapasowe, monitoring oraz zabezpieczenia dostępu do serwera.
§12. Zmiany Polityki
Administrator może aktualizować niniejszą Politykę. O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani w Aplikacji lub drogą e-mail. Data ostatniej aktualizacji: 18 sierpnia 2026 r..
§13. Kontakt
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt: kontakt@serwispro.online lub pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany w §1.