Poradnik · Klimatyzacja
Protokół serwisowy klimatyzacji: wzór i co musi zawierać
Protokół serwisowy klimatyzacji to dokument z danymi klienta i urządzenia, listą wykonanych czynności, wynikami pomiarów, uwagami i podpisem klienta. Przy urządzeniach z czynnikiem F-gaz zawiera też ilość czynnika i wynik kontroli szczelności. Kończy się terminem następnego przeglądu.
W skrócie
- Kompletny wzór ma 6 bloków: dane, urządzenie, czynności, pomiary, F-gaz, podpis.
- Pomiary wpisuj liczbami z jednostką, a nie słowem „OK”.
- Przy F-gazach podaj rodzaj czynnika, kilogramy i ekwiwalent CO₂.
- Protokół bez terminu kolejnego przeglądu nie zamyka cyklu serwisowego.
Co musi zawierać protokół serwisowy klimatyzacji
Protokół służy trzem stronom. Klient dostaje dowód wykonania usługi, producent warunek gwarancji, a serwis historię urządzenia. Dlatego wzór powinien być ten sam dla każdego serwisanta i każdego zlecenia.
- 1Dane zleceniaKlient, adres, data, numer zlecenia, serwisant.
- 2UrządzenieProducent, model, numer seryjny, lokalizacja.
- 3CzynnościLista z checklisty, odhaczona punkt po punkcie.
- 4PomiaryTemperatury, ciśnienia, prąd, z jednostkami.
- 5F-gazCzynnik, ilość, kontrola szczelności, operacje na czynniku.
- 6ZamknięcieUwagi, zdjęcia, podpis klienta, kolejny termin.
Wzór protokołu: pola i przykładowe wpisy
Najczęstszy błąd to pola opisowe zamiast konkretów. „Urządzenie sprawne” nic nie mówi przy reklamacji. Wartość z jednostką pozwala porównać wynik z poprzednim przeglądem.
| Pole | Co wpisać | Przykład |
|---|---|---|
| Urządzenie | model i numer seryjny | split 3,5 kW, SN 2209… |
| Temperatura nawiewu | wartość w °C | 12,4 °C przy 24 °C w pomieszczeniu |
| Pobór prądu | wartość w A | 4,1 A |
| Czynnik | rodzaj, kg, t CO₂e | R32, 0,9 kg, 0,6 t CO₂e |
| Kontrola szczelności | wynik albo „nie dotyczy” | nie dotyczy, poniżej 5 t |
| Uwagi | usterki i zalecenia | wymienić izolację rury ssącej |
| Kolejny przegląd | data | marzec przyszłego roku |
Protokół na papierze czy w aplikacji
Papierowy protokół trzeba przepisać do biura, zeskanować i wysłać klientowi. W aplikacji serwisant wypełnia go w trakcie pracy, także bez zasięgu, a klient podpisuje na ekranie telefonu.
Protokół serwisowy w SerwisPro
W SerwisPro protokół powstaje z checklisty przypisanej do typu urządzenia. Serwisant dodaje zdjęcia i pomiary, klient podpisuje, a aplikacja tworzy PDF i zapisuje go w paszporcie urządzenia z kodem QR. Termin kolejnego przeglądu trafia do harmonogramu. Wysyłka PDF do klienta mailem, integracja z CRO w planie.
Checklista kompletnego protokołu
Skopiuj do swojego wzoru protokołu albo ustaw jako checklistę w SerwisPro.
- Dane klienta i adres obiektu
- Model i numer seryjny urządzenia
- Data i nazwisko serwisanta
- Odhaczone czynności z checklisty
- Pomiary z jednostkami
- Rodzaj i ilość czynnika, ekwiwalent CO₂
- Wynik kontroli szczelności albo „nie dotyczy”
- Zdjęcia przed i po
- Uwagi i zalecenia
- Podpis klienta i termin kolejnego przeglądu
Najczęstsze pytania
Co powinien zawierać protokół serwisowy klimatyzacji?
Dane klienta i urządzenia, datę, serwisanta, listę czynności, wyniki pomiarów z jednostkami, dane o czynniku i kontroli szczelności, zdjęcia, uwagi, podpis klienta i termin kolejnego przeglądu. Taki zakres wystarcza zwykle do gwarancji i do ewidencji F-gaz.
Czy protokół z przeglądu klimatyzacji jest wymagany do gwarancji?
Większość producentów wymaga udokumentowanych przeglądów okresowych jako warunku gwarancji. Protokół z datą, zakresem czynności i podpisem jest dowodem, że przegląd się odbył. Brak protokołu utrudnia uznanie reklamacji. Szczegóły podaje karta gwarancyjna konkretnego producenta.
Czy protokół serwisowy może być elektroniczny?
Tak, jeśli zawiera te same dane co papierowy i podpis klienta. Protokół w PDF z podpisem złożonym na ekranie jest wygodniejszy do archiwizacji i wysyłki. Wymagania wobec formy podpisu przy dokumentacji F-gaz sprawdź osobno.