Poradnik · Pompy ciepła
Jak przypominać klientom o przeglądach pompy ciepła
Klientom najlepiej przypominać o przeglądach na 6–8 tygodni przed terminem, drugi raz po dwóch tygodniach i telefonicznie, gdy nie odpowiedzą. Termin liczysz od daty uruchomienia urządzenia. Stały harmonogram przypomnień zamienia jednorazowy montaż w coroczne zlecenie i chroni gwarancję klienta.
W skrócie
- Pierwsze przypomnienie wysyłaj 6–8 tygodni przed terminem przeglądu.
- Termin licz od daty uruchomienia, bo od niej zwykle zależy gwarancja.
- Klient, który zrobił pierwszy przegląd, częściej wraca. To podstawa stałego przychodu serwisu.
- Przypomnienia SMS i e-mail z aplikacji.
Dlaczego przypomnienia o przeglądach się opłacają
Montaż pompy ciepła to jednorazowa sprzedaż. Przegląd raz w roku przez kilkanaście lat pracy urządzenia to powtarzalne zlecenie, które można zaplanować z wyprzedzeniem. Klient sam o terminie zwykle nie pamięta, a po utracie gwarancji ma mniej powodów, żeby wezwać instalatora.
Kiedy wysłać przypomnienie o przeglądzie
Jedno przypomnienie to za mało. Sprawdza się sekwencja trzech kontaktów, z których ostatni jest telefonem. Wiadomość powinna zawierać datę terminu, informację o gwarancji i link albo numer do umówienia wizyty.
- 18 tygodni przedE-mail z terminem i informacją o gwarancji.
- 26 tygodni przedSMS z prośbą o wybór dnia.
- 34 tygodnie przedTelefon do klientów bez odpowiedzi.
- 4Po wizycieProtokół PDF i termin kolejnego przeglądu.
Kanały przypomnień o przeglądach
Kanał zależy od klienta. Klienci indywidualni szybciej reagują na SMS, firmy i zarządcy budynków na e-mail z terminem do kalendarza. Telefon jest najdroższy w czasie, więc zostaw go na koniec sekwencji.
| Kanał | Zalety | Wady |
|---|---|---|
| tani, mieści szczegóły i link | łatwo przeoczyć | |
| SMS | szybko czytany | krótka treść, wymaga zgody klienta |
| Telefon | od razu umawia termin | zajmuje czas biura |
Ilu klientów umawia przegląd po przypomnieniu
Każdy kolejny kontakt dokłada część umówionych wizyt. Lejek pokazuje, gdzie odpadają klienci i który krok warto poprawić. W SerwisPro terminy przeglądów wynikają z harmonogramu urządzeń, więc lista klientów do przypomnienia powstaje sama.
Checklista przypomnień o przeglądach
Skopiuj do swojego wzoru protokołu albo ustaw jako checklistę w SerwisPro.
- Data uruchomienia każdej pompy w bazie
- Termin kolejnego przeglądu przy urządzeniu
- Telefon i e-mail klienta
- Zgoda klienta na kontakt
- Treść z datą terminu i informacją o gwarancji
- Pierwszy kontakt 8 tygodni przed terminem
- Drugi kontakt po dwóch tygodniach
- Telefon do klientów bez odpowiedzi
- Termin następnego przeglądu w protokole
Najczęstsze pytania
Jak przypominać klientom o przeglądach?
Najlepiej sekwencją trzech kontaktów: e-mail 8 tygodni przed terminem, SMS dwa tygodnie później i telefon do osób bez odpowiedzi. Termin licz od daty uruchomienia urządzenia. Wiadomość powinna podawać datę, przypominać o warunkach gwarancji i ułatwiać umówienie wizyty.
Z jakim wyprzedzeniem przypomnieć o przeglądzie pompy ciepła?
Pierwsze przypomnienie wyślij 6–8 tygodni przed terminem. Daje to klientowi czas na wybór dnia, a serwisowi na ułożenie tras. Przy przeglądach przed sezonem grzewczym lepiej zacząć w lipcu, bo jesienią kalendarz szybko się zapełnia.
Czy na SMS z przypomnieniem potrzebna jest zgoda klienta?
Przypomnienie o przeglądzie wynikającym z umowy różni się od wiadomości marketingowej, ale granica bywa niejasna. Bezpieczniej zebrać zgodę na kontakt przy montażu i zapisać ją w karcie klienta. Szczegóły warto sprawdzić z prawnikiem.